如何到好一场活动?注意这些细节

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从学生时期开始我们总会碰到许多举办活动的时候,小至庆生会,大至媒体发布会,从学生时期的迎新、送旧、毕业制作,一直到出社会后的记者会、展览、产品发布会等等,相信大家多多少少都有碰到这些需要办活动的时候,有时候活动能圆满结束,有时候却意外频出且没有达到活动目的,那到底如何到好一场活动呢?又应该注意到那些细节呢?

1.拟定活动目标并写出企划

首先得先了解活动的目的以及相关的评估指标,并用甘特图绘制出时程,先将企划想得清楚一些,在执行时问题就会减少很多,可以善用5W1H的思考方式。

What:要传递什么讯息(商业模式里的VP)

When:何时举办

Where:在哪里办

Who:TA是谁

Why:为什么要说/办(行销角度及目的,通常会将评估指标订出来)

How:如何说/执行(决定流程及形式)

2活动具体呈现及执行方式

拟定出企划后接下来就是详细的执行流程,简单说就是把脑子内所想的东西以现实层面做考量,活动所需要动用的人员配置、设备确认、场地的安排等等,然后确认想要传递的讯息是否能真正传达,从TA角度思考时间上的安排,并检视场地预定的时间以及合适度,这部份很难用文字解释清楚,毕竟要安排的事情太多,不过大家应该都是从小活动做起,一开始可以注重在活动的流畅度以及受众的体验度上做考量,以此为出发点许多细节就会慢慢浮现在脑子里喔。

3.活动宣传

当一切准备就绪后当然就是将活动推广宣传出去,让你的目标TA知道这个活动资讯,那在这方面的思考可以将所有通路列出来,并思考要在各个通路用什么方式宣传(传达讯息),可以参考下图提供的范例。

4.活动执行现场

当前置作业都结束之后,终于来到活动当天,相信我,通常这天会是活动统筹者最紧张的一天,也会被各种琐事烦的不胜其扰,这方面没有办法纸上谈兵给出许多建议,只能说得靠经验慢慢累积,一开始一定会有很多不足,但随着经验越来越丰富,活动企划执行也会越来越接近完美。

5.检讨与结案报告

最后一步就是在活动执行完之后,检讨这次的优缺点及过失,以及是否达到目的,在留下纪录之余也要提出下次改善的办法,这样就算活动成效不如预期,也多多少少能有一点收获。


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